Audit Tips Vol. 2

Weekly Audit Tip: Warum Kontrollen nicht nur auf dem Papier existieren dürfen

Viele Unternehmen investieren viel Zeit und Geld in die Erstellung von Richtlinien, Prozessen und Kontrollen. Die Dokumente sind sauber strukturiert, formal korrekt und oft beeindruckend umfangreich. Doch in der Praxis zeigt sich immer wieder: Ein großer Teil dieser Kontrollen bleibt auf dem Papier – und genau das ist eines der größten Risiken für die Audit- und Compliance-Sicherheit eines Unternehmens.

Auditoren erkennen sehr schnell, ob ein Kontrollsystem wirklich gelebt wird oder nur für den Audit-Termin „aufpoliert“ wurde. Spätestens im Gespräch mit Mitarbeitenden, bei Stichproben in Systemen oder bei der Prüfung von Nachweisen wird deutlich, ob Kontrollen tatsächlich in den operativen Alltag integriert sind.

Papierkontrollen: Ein trügerisches Sicherheitsgefühl

„Paper controls“ vermitteln ein Gefühl von Sicherheit: Es gibt Richtlinien, Prozessbeschreibungen, Checklisten und Verfahrensanweisungen. Auf den ersten Blick scheint alles geregelt. Doch wenn diese Vorgaben nicht umgesetzt, kommuniziert und überwacht werden, entsteht eine gefährliche Lücke zwischen Anspruch und Realität.

Diese Lücke hat gleich mehrere negative Effekte:

1. Erhöhtes Risiko: Risiken werden zwar theoretisch adressiert, aber praktisch nicht reduziert.
2. Schlechte Audit-Ergebnisse: Auditoren bewerten nicht nur die Existenz, sondern vor allem die Wirksamkeit von Kontrollen.
3. Vertrauensverlust: Wenn Mitarbeitende merken, dass Regeln nur „für den Audit“ existieren, sinkt die Compliance-Kultur.
4. Ineffizienz: Es wird viel dokumentiert, aber wenig gesteuert und verbessert.

Was wirksame Kontrollen ausmacht

Damit Kontrollen mehr sind als nur Text in einem Dokument, müssen sie vier zentrale Kriterien erfüllen:

Erstens: Implementierung in reale Prozesse

Eine Kontrolle ist nur dann wirksam, wenn sie in den tatsächlichen Arbeitsablauf integriert ist. Das bedeutet:

• Die Kontrolle ist einem konkreten Prozessschritt zugeordnet.
• Es ist klar definiert, wer verantwortlich ist.
• Die Kontrolle ist technisch oder organisatorisch so verankert, dass sie im Alltag tatsächlich stattfindet.

Beispiele sind systemseitig erzwungene Freigaben, Vier-Augen-Prinzip in Tools, automatisierte Protokollierung oder verbindliche Checklisten in operativen Systemen.

Zweitens: Kommunikation an Mitarbeitende

Kontrollen können nur wirken, wenn die betroffenen Personen sie kennen und verstehen. Dazu gehört:

• Rollen- und zielgruppengerechte Kommunikation: Wer muss was wissen?
• Schulungen und Awareness-Maßnahmen, die nicht nur einmalig, sondern regelmäßig stattfinden.
• Klarheit über Konsequenzen und Verantwortlichkeiten.

Mitarbeitende sollten in der Lage sein, einem Auditor in eigenen Worten zu erklären, wie bestimmte Kontrollen in ihrem Arbeitsalltag umgesetzt werden.

Drittens: Monitoring und kontinuierliche Verbesserung

Ein Kontrollsystem ist kein statisches Konstrukt. Prozesse, Systeme und Risiken verändern sich – und damit auch die Anforderungen an Kontrollen. Daher ist es entscheidend:

• Kontrollen regelmäßig zu überprüfen: Sind sie noch wirksam? Werden sie eingehalten?
• Kennzahlen und Monitoring zu etablieren, um Abweichungen frühzeitig zu erkennen.
• Ergebnisse aus Audits, Vorfällen und Feedback systematisch in Verbesserungen zu überführen.

So entsteht ein lebendes Kontrollumfeld, das sich an die Realität des Unternehmens anpasst.

Viertens: Nachweise, die im Audit bestehen

Im Audit zählt am Ende, was nachweisbar ist. Es reicht nicht, zu sagen „Wir machen das so“, wenn es keine Belege gibt. Notwendig sind:

• Dokumentierte Ergebnisse von Kontrollen (z. B. Protokolle, Reports, Tickets, Freigaben).
• Nachvollziehbare Historie: Wer hat wann was geprüft oder freigegeben?
• Strukturierte Ablage, damit Nachweise im Audit schnell auffindbar sind.

Ein gutes Kontrollumfeld ist immer auch ein gutes Nachweis-Management.

Warum „nur dokumentierte“ Kontrollen das Audit erschweren

Wenn Kontrollen nur in Richtlinien existieren, aber nicht gelebt werden, führt das im Audit zu typischen Problemen:

• Abweichungen zwischen Dokumentation und Realität werden schnell sichtbar.
• Auditoren stellen kritische Fragen zur Wirksamkeit des Managementsystems.
• Es drohen Findings, Maßnahmenpläne und im schlimmsten Fall Zertifizierungsrisiken oder aufsichtsrechtliche Konsequenzen.

Hinzu kommt: Der Aufwand, kurz vor einem Audit „aufzuräumen“ und Nachweise zu erzeugen, ist enorm. Wer stattdessen frühzeitig auf gelebte Kontrollen setzt, reduziert Stress, Aufwand und Risiko.

Vom Papier zur Praxis: Wie Syngenity® GmbH unterstützt

Um aus Papierkontrollen gelebte, wirksame Kontrollen zu machen, braucht es einen strukturierten Ansatz. Syngenity GmbH unterstützt Unternehmen dabei mit einem praxisorientierten Leistungsangebot.

Ein erster Baustein ist die Gap-Analyse und Audit-Readiness. Dabei wird systematisch geprüft:

• Welche Kontrollen sind dokumentiert, aber nicht implementiert?
• Wo fehlen klare Verantwortlichkeiten und Prozessverankerung?
• Welche Lücken sind für das nächste Audit besonders kritisch?

Auf dieser Basis lassen sich Prioritäten setzen und ein realistischer Fahrplan zur Audit-Vorbereitung entwickeln.

Der zweite Baustein ist die praktische Implementierungsunterstützung. Hier geht es darum, Kontrollen so in Prozesse, Systeme und Organisation zu integrieren, dass sie im Alltag funktionieren. Das umfasst zum Beispiel:

• Anpassung von Prozessabläufen und Rollen.
• Integration von Kontrollen in bestehende Tools und Workflows.
• Unterstützung bei der Kommunikation und Schulung der Mitarbeitenden.

Der dritte Baustein ist die strukturierte Evidenzsammlung und Dokumentation. Ziel ist es, dass für jede wesentliche Kontrolle klar ist:

• Wo entstehen Nachweise?
• Wie werden sie gespeichert?
• Wie können sie im Audit effizient bereitgestellt werden?

So wird aus einem theoretischen Kontrollrahmen ein auditfestes, nachvollziehbares System.

Schließlich unterstützt Syngenity® GmbH bei der kontinuierlichen Verbesserung des Kontrollumfelds. Dazu gehören regelmäßige Reviews, Lessons Learned aus Audits und Vorfällen sowie die Anpassung von Kontrollen an neue Anforderungen.

Fazit: Von der Theorie zur gelebten Praxis

Kontrollen, die nur auf dem Papier existieren, sind mehr Schein als Sein. Sie schaffen ein trügerisches Sicherheitsgefühl, erhöhen das Risiko und machen Audits unnötig kompliziert. Wirkungsvolle Kontrollen sind dagegen in Prozesse integriert, den Mitarbeitenden bekannt, werden überwacht und sind durch belastbare Nachweise belegt.

Wer frühzeitig von Papierkontrollen auf gelebte Kontrollen umstellt, stärkt nicht nur seine Audit-Readiness, sondern auch die gesamte Compliance- und Sicherheitskultur im Unternehmen. Syngenity GmbH unterstützt dabei, diesen Schritt strukturiert und praxisnah zu gehen – damit das nächste Audit nicht zur Belastung, sondern zum Nachweis eines wirklich wirksamen Managementsystems wird.