Conseils d’audit Vol. 2

Weekly Audit Tip : pourquoi les contrôles ne doivent pas seulement exister sur le papier

De nombreuses entreprises investissent beaucoup de temps et d’argent dans la création de politiques, de processus et de contrôles. Les documents sont proprement structurés, formellement corrects et souvent d’une ampleur impressionnante. Mais dans la pratique, on constate toujours qu’une grande partie de ces contrôles reste sur le papier – et c’est précisément l’un des plus grands risques pour la sécurité de l’audit et de la conformité d’une entreprise.

Les auditeurs reconnaissent très rapidement si un système de contrôle est réellement mis en œuvre ou s’il a simplement été « peaufiné » pour la date de l’audit. C’est au plus tard lors d’entretiens avec les collaborateurs, de contrôles aléatoires dans les systèmes ou de l’examen des preuves que l’on peut voir si les contrôles sont réellement intégrés dans le quotidien opérationnel.

Les contrôles sur papier : Un sentiment de sécurité trompeur

Les « paper controls » donnent un sentiment de sécurité : il existe des directives, des descriptions de processus, des listes de contrôle et des procédures. A première vue, tout semble réglé. Mais si ces directives ne sont pas appliquées, communiquées et surveillées, un écart dangereux se creuse entre les exigences et la réalité.

Cette lacune a plusieurs effets négatifs :

1. Risque accru : les risques sont adressés en théorie, mais ne sont pas réduits en pratique.
2. Mauvais résultats d’audit : Les auditeurs évaluent non seulement l’existence, mais aussi et surtout l’efficacité des contrôles.
3. Perte de confiance : lorsque les collaborateurs se rendent compte que les règles n’existent que « pour l’audit », la culture de la conformité diminue.
4. Inefficacité : beaucoup de documentation, mais peu de contrôle et d’amélioration.

Ce qui fait l’efficacité des contrôles

Pour que les contrôles soient plus qu’un simple texte dans un document, ils doivent répondre à quatre critères clés :

Premièrement : mise en œuvre dans des processus réels

Un contrôle n’est efficace que s’il est intégré dans le flux de travail réel. Cela signifie que

• Le contrôle est affecté à une étape concrète du processus.
• La responsabilité est clairement définie.
• Le contrôle est ancré techniquement ou organisationnellement de manière à ce qu’il ait réellement lieu au quotidien.

Les exemples incluent les validations forcées par le système, le principe du double contrôle dans les outils, la journalisation automatisée ou les listes de contrôle obligatoires dans les systèmes opérationnels.

Deuxièmement : communication aux employés

Les contrôles ne peuvent être efficaces que si les personnes concernées les connaissent et les comprennent. Cela inclut

• Communication adaptée aux rôles et aux groupes cibles : qui doit savoir quoi ?
• des formations et des mesures de sensibilisation qui ne sont pas ponctuelles, mais régulières.
• Clarté des conséquences et des responsabilités.

Les employés doivent être en mesure d’expliquer à un auditeur, avec leurs propres mots, comment certains contrôles sont mis en œuvre dans leur travail quotidien.

Troisièmement, le suivi et l’amélioration continue

Un système de contrôle n’est pas une construction statique. Les processus, les systèmes et les risques évoluent, tout comme les exigences en matière de contrôle. C’est pourquoi il est crucial

• contrôles doivent être régulièrement vérifiés : Sont-ils toujours efficaces ? Sont-ils respectés ?
• d’établir des indicateurs et un suivi afin d’identifier rapidement les écarts.
• Transformer systématiquement les résultats des audits, des incidents et des retours d’information en améliorations.

Il en résulte un environnement de contrôle vivant qui s’adapte à la réalité de l’entreprise.

Quatrièmement, les preuves qui existent dans l’audit

En matière d’audit, ce qui compte à la fin, c’est ce qui peut être prouvé. Il ne suffit pas de dire « nous faisons comme ça » s’il n’y a pas de preuves. Ce qui est nécessaire

• Résultats documentés des contrôles (par exemple, protocoles, rapports, tickets, validations).
• Historique traçable : qui a vérifié ou validé quoi et quand ?
• Classement structuré permettant de retrouver rapidement les preuves en cas d’audit.

Un bon environnement de contrôle est toujours une bonne gestion des preuves.

Pourquoi les contrôles « uniquement documentés » rendent l’audit plus difficile

Si les contrôles n’existent que sous forme de directives, mais ne sont pas appliqués, cela entraîne des problèmes typiques lors de l’audit :

• Les écarts entre la documentation et la réalité deviennent rapidement visibles.
• Les auditeurs posent des questions critiques sur l’efficacité du système de gestion.
• Vous risquez de recevoir des conclusions, des plans d’action et, dans le pire des cas, des risques de certification ou des conséquences réglementaires.

De plus, l’effort nécessaire pour « faire le ménage » et produire des preuves juste avant un audit est énorme. Si vous misez sur des contrôles concrets à un stade précoce, vous réduisez le stress, les efforts et les risques.

Du papier à la pratique : comment Syngenity® GmbH soutient

Une approche structurée est nécessaire pour transformer les contrôles sur papier en contrôles efficaces et vécus. Syngenity GmbH soutient les entreprises dans cette démarche grâce à une offre de services orientée vers la pratique.

L’analyse des écarts et l’audit readiness constituent un premier élément. Il s’agit d’une vérification systématique :

• Quels contrôles sont documentés mais non mis en œuvre ?
• Où manque-t-il des responsabilités claires et un ancrage des processus ?
• Quelles sont les lacunes les plus critiques pour le prochain audit ?

Sur cette base, il est possible de fixer des priorités et d’élaborer une feuille de route réaliste pour la préparation de l’audit.

Le deuxième élément est le soutien pratique à la mise en œuvre. Il s’agit ici d’intégrer les contrôles dans les processus, les systèmes et l’organisation de manière à ce qu’ils fonctionnent au quotidien. Cela comprend par exemple

• Adaptation des flux de processus et des rôles.
• Intégration des contrôles dans les outils et les flux de travail existants.
• Aide à la communication et à la formation des collaborateurs.

Le troisième élément est la collecte structurée de données probantes et la documentation. L’objectif est d’être clair pour chaque contrôle essentiel :

• Où sont créées les preuves ?
• Comment sont-elles stockées ?
• Comment les fournir efficacement dans le cadre de l’audit ?

C’est ainsi qu’un cadre de contrôle théorique se transforme en un système compréhensible et résistant aux audits.

Enfin, Syngenity® GmbH aide à l’amélioration continue de l’environnement de contrôle. Cela inclut des revues régulières, les leçons tirées des audits et des incidents, ainsi que l’adaptation des contrôles aux nouvelles exigences.

Conclusion : de la théorie à la pratique concrète

Les contrôles qui n’existent que sur le papier sont plus apparents que réels. Ils créent un sentiment de sécurité trompeur, augmentent les risques et rendent les audits inutilement compliqués. En revanche, les contrôles efficaces sont intégrés aux processus, connus des collaborateurs, surveillés et étayés par des preuves solides.

En passant très tôt des contrôles sur papier aux contrôles vécus, vous renforcez non seulement votre aptitude à l’audit, mais aussi l’ensemble de la culture de conformité et de sécurité de votre entreprise. Syngenity GmbH vous aide à franchir cette étape de manière structurée et pratique – afin que le prochain audit ne soit pas une contrainte, mais la preuve d’un système de gestion réellement efficace.